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いまさら聞けない!ビジネスにおける電話のマナーとコツ3選!

社会人の中には、ビジネスにおける電話対応が苦手な方がたくさんいます。

この記事を見ている方の中にも、

「電話が鳴るとドキッとする」

「電話をかける時にいつも緊張してしまう」

と悩んでいる方が多くいるでしょう。

そこで今回は、ビジネスにおける電話のマナーとコツについて詳しく解説していきます。

電話対応の基本マナー

電話をかける時、受ける時は、

  • もしもしと言わない
  • 正しい敬語を使う

上記2つのポイントを意識することが大切です。

友人や家族と電話をするときは、

「もしもし」

というのが一般的ですが、ビジネスでは使いません。

ビジネスにおける電話では、

  • 電話をかける時→「お世話になっております。株式会社○○の○○です」
  • 電話を受ける時→「お電話ありがとうございます。株式会社○○の○○です」

というようなフレーズを使うようにしましょう。

また、電話対応をする際は正しい敬語を使うことが大切です。

例えば、

  • ○○っす
  • 了解です
  • マジですか

このような言葉は敬語ではありませんので注意しましょう。

電話をかける時のビジネスマナーとは?

では早速、電話をかける時のビジネスマナーについて詳しく解説していきます。

時間帯に注意

電話をかける時は、時間帯に注意しましょう。

基本的に、

  • 始業前
  • 週明けの午前中
  • お昼時

はどの会社も忙しいため、電話は避けた方が良いです。

どうしてもこの時間帯にかける場合は、

「朝早く恐れ入ります」

「お忙しいところ失礼します」

というように、一言添えるようにしてください。

はっきりと名乗る

電話をかける時は、はっきりと名乗ることが大切です。

これはビジネスシーンだけでなく、プライベートで電話をかける時にも同じことが言えますが、自分の名前をはっきり伝えないと、相手から警戒心を持たれてしまいます。

仕事の電話をかける時は、

「いつもお世話になっております。株式会社○○の○○と申します」

というように、会社名も名乗るようにしましょう。

不在の場合は折り返しかけることを伝える

電話をかけて相手が不在だった場合、先方から、

「こちらから折り返しお電話を差し上げます」

と言われることもあります。

ただ、電話をかけ直させるということは、それだけ手間をかけさせてしまうということですので、戻り時間を聞いてこちらからかけ直す旨を伝えるようにしましょう。

受話器はそっと置く

相手との電話が終わると気が緩みがちですが、受話器を置くまでが電話です。

気の緩みから受話器を強く置いてしまうと、相手に「ガチャッ」という音が聞こえてしまいます。

あまりにも大きな音を立てると、相手に不快な思いをさせてしまう可能性が高くなりますので注意しましょう。

電話を切る時は、受話器を戻して切るのではなく、フックを自分の手で押してから切るようにしてください。

また、電話を切るタイミングについて悩んでいる方もいると思います。

電話というのは、かけた方から切るのが基本的なマナーです。

ただ、お客様に対して電話をかけた場合は、相手が切るのを待ってから受話器を置くように心がけましょう。

電話を受ける時のビジネスマナー

では次に、電話を受ける時のビジネスマナーについて、詳しく解説していきます。

長くても3コールで出る

ビジネスシーンでは、遅くとも3コールで出なければならないと言われています。

3コール以上鳴ると、人は「待たされている」と感じるようです。

とはいえ、場合によっては3コールで電話が取れないこともありますよね。

そのような場合は、

「大変お待たせいたしました」

という言葉を最初に添えてから会話をするようにしましょう。

重要なことは復唱する

電話を受ける際は、必ずメモ用紙を用意して、重要なことをメモに書き留めておくようにしましょう。

また、メモを取るだけでなく、復唱することも大切になってきます。

「〇日の〇時にビデオ会議ですね?承知いたしました」

というような感じです。

復唱をしないと、聞き間違えによる伝達ミスが起こり、大きなトラブルに発展する可能性が高くなりますので注意しましょう。

担当者が不在の場合はかけ直すと伝える

担当者が不在だった場合は、相手の会社名や名前、電話番号を聞き、戻り次第かけ直す旨を伝えましょう。

先ほども解説したように、電話をかけた時に担当者がいない場合は、戻り時間を聞いてこちらからかけ直すのが一般的です。

ただ、相手から電話がかかってきた場合、

「かけ直してください」

と伝えると相手を不快にさせてしまうことがありますので、ひとまずこちらからかけ直す提案をするのがマナーです。

多くの場合、

「いえ、こちらから再度お電話をさせていただきますので~」

と言ってきますので、担当者の戻り時間と電話番号を伝えるようにしましょう。

電話対応の苦手意識を克服するコツは?

では次に、電話対応の苦手意識を克服するコツについて、詳しく解説していきます。

ミスを恐れない

電話対応が苦手な方の中には、

「間違えたらどうしよう」

「変な日本語を使ってしまったらどうしよう」

という不安で、ガチガチになってしまう方もいるのですが、緊張のし過ぎは逆に良くありません。

多少のミスであれば指摘されることは少ないですし、そもそも相手がそこまで気にしていないケースもあります。

仮にミスをしてしまった場合でも、自分でミスをした部分を振り返り、

「次からは気を付けよう」

と思えばそれで十分です。

とにかく数をこなす

電話対応の苦手意識を克服するためには、とにかく数をこなすことが大切です。

取引先や提携先など、様々な相手に電話をかけることによって、次第に電話対応に慣れてきます。

ある程度慣れてくれば、電話をかける時にも緊張しなくなりますし、電話が鳴ってもドキッとしなくなるのです。

最初は少し緊張するかもしれませんが、数をこなしていけば息をするように電話対応が行えるようになりますので、自信を持って挑戦していきましょう。

周囲の目を気にしない

周囲の目を気にしないということも大切です。

電話対応に苦手意識を持っている方の中には、

「自分の対応が間違っていたら笑われるかもしれない」

「自分の丁寧な言葉遣いを聞かれたくない」

と恥ずかしさを持っている方もいるでしょう。

ただ、基本的に周囲の人は自分にそこまで興味がありません。

電話対応を指導されている場合は、隣に上司が座っていることもあり、

「指摘されたらどうしよう?」

となってしまうケースもありますが、周りを気にしてしまうと逆に不自然な言葉遣いになってしまいますし、用件を全て忘れてしまうケースもありますので、できるだけ電話に集中するようにしましょう。

どうしても電話対応の苦手意識を克服できない場合は?

どうしても電話対応の苦手意識を克服できない場合は、電話対応の少ない仕事に転職をするのがおすすめです。

こう聞いて、

「そんな仕事あるの?」

と考える方もいると思いますが、意外とたくさんあります。

中でもおすすめなのが、介護職です。

介護職でも利用者の家族などと電話をすることがあるのですが、取引先と電話をするわけではありませんので、そこまで気を遣わずに済みます。

もちろん最低限のマナーを守ることは大切ですが、言葉遣いを細かく指摘されたりというケースは少ないため、電話対応が苦手な方でも安心です。

介護職は、高齢者の生活をサポートする大切な仕事であり、同時に大きなやりがいや達成感を得られる仕事でもありますので、興味がある方は是非挑戦してみてください。

まとめ

電話対応に苦手意識を持ってしまっている方は意外とたくさんいます。

確かに、取引先や提携先など、ビジネスの電話をかける時は緊張してしまいますよね。

ただ、今回紹介したコツやポイントを正しく理解しておけば、相手を不快にさせることなくスムーズに電話対応が行えるようになります。

また、何度も電話対応をしていけば、自然とビジネスマナーが身につき、スキルも向上しますのでそこまで心配する必要はありません。

どうしても電話対応の苦手意識を克服できない場合は、電話対応が比較的少ない介護職への転職を強くおすすめします。